Dropdown-Listen in Excel erstellen

Bei der täglichen Arbeit mit Excel kann der Einsatz von Dropdown-Feldern zu einem deutlich effektiveren Workflow verhelfen. Gerade bei der Erfassung von sich wiederholenden Daten steigern Dropdown-Menüs die Geschwindigkeit und reduzieren die Fehleranfälligkeit bei der Eingabe.

In diesem Artikel erhalten Sie eine kompakte Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung einer Dropdown-Liste in Excel.

Schritt 1 – Datengrundlage für die Auswahl anlegen

Im ersten Schritt wird eine Tabelle angelegt, in der die Daten für die Dropdown-Auswahl hinterlegt werden. Für dieses Beispiel haben wir eine Tabelle mit den 10 größten Ländern der europäischen Union vorliegen.

Eine Auswahlliste besteht immer nur aus einer Spalte. Idealerweise wird der Datenbereich als intelligente Tabelle formatiert. Das ist zwar nicht zwingend erforderlich, erleichtert aber bei der späteren Nutzung das Erweitern oder Löschen von Daten in der Dropdown-Auswahl.

Datentabelle in eine intelligente Tabelle umwandeln

Schritt 2 – Auswahlbereich für die Dropdown-Liste benennen

Als nächstes muss der Auswahlbereich benannt werden. Für diesen Schritt kommen zwei Vorgehensweisen in Frage. Die Erste: Wir wählen über die Registerkarte „Formeln“ den Befehl „Namens-Manager“.

Auswahlbereich im Namens-Manager benennen

Hier wird über den Befehl „Neu…“ ein neuer Name angelegt. Dazu tragen wir in diesem Beispiel beim Namen „Länder“ ein. Anschließend in dem unteren Feld „Bezieht sich auf:“ über das Pfeil-Symbol den Datenbereich auswählen. Wenn der Bereich als intelligente Tabelle formatiert ist, wird hier der Tabellenname angezeigt und in eckigen Klammern dahinter die Spaltenüberschrift.

Datentabelle für die Dropdown-Liste festlegen

Anschließend mit „OK“ bestätigen. Es öffnet sich noch einmal der Namens-Manager und wir sehen den benannten Datenbereich dort aufgelistet.

Angelegter Auswahlbereich

Bei der zweiten Vorgehensweise wird direkt der Datenbereich für die Auswahlliste markiert und anschließend wird über das Namensfeld oben links, direkt der Name vergeben („Länder“).

Auswahlbereich ohne Namens-Manager benennen

Schritt 3 – Erstellen der Dropdown-Liste

Im dritten Schritt erstellen wir das Dropdown-Menü. Hierzu klicken wir in die Zelle, in der das Dropdown-Feld erscheinen soll. Es können auch gleich mehrere Zellen markiert werden, wenn es mehrere Dropdown-Felder benötigt werden. Dann über die Registerkarte „Daten“ den Befehl „Datenüberprüfung…“ auswählen.

Datenüberprüfung auswählen

Jetzt wird unter dem Punkt „Zulassen:“ der Begriff „Liste“ ausgewählt. Im Feld „Quelle:“ wird dann der Name, der für den Auswahlbereich vergeben wurde, mit vorangestellten Gleichheitszeichen eingegeben.

Liste auswählen und Auswahlbereich in der Quelle angeben

Und fertig ist die Dropdown-Liste! Sobald in die Zelle geklickt wird, kann das Dropdown-Menü geöffnet und ein Land ausgewählt werden.

Dropdown-Liste zur Auswahl der Länder

Möchte man die Liste jetzt um weitere Länder erweitern oder einzelne Länder entfernen, kann das ganz einfach in der Tabelle mit den Auswahldaten erfolgen. Durch die Formatierung als intelligente Tabelle passt sich der Auswahlbereich nämlich automatisch an.