Pivot Tabellen – Datenschnitt & Zeitachse

Daten mit interaktiven Schaltflächen noch besser filtern

Mit dem Einsatz von Pivot Tabellen lässt sich ein individuelles Berichtswesen aufbauen. Dieses soll Informationen über die aktuelle Situation liefern und als Grundlage für weitere Entscheidungen dienen.

Oft werden diese Berichte auf einer allgemeinen Ebene zusammengefasst dargestellt. Beispielsweise die Umsatzentwicklung des gesamten Unternehmens. Diese Aggregationsstufe ist für den Gesamtüberblick zwar wichtig, um die richtigen Entscheidungen treffen zu können, fehlt hierbei aber das Detail.

Damit nicht für jede Detailinformation ein eigener Pivot Bericht erstellt werden muss, können die benötigten Aggregationsstufen durch das Filtern von Daten entsprechend ausgewählt werden. Und genau für diesen Zweck eignet sich hervorragend der Einsatz des Datenschnitts.

Der Datenschnitt setzt auf den Daten der Pivot Tabelle auf und ermöglicht das Filtern der Daten mit interaktiven Schaltflächen. Damit lässt sich gezielt die gewünschte Detailstufe darstellen. Wie der Datenschnitt richtig eingesetzt wird und welche Möglichkeiten dieses Tool bietet, wird auf dieser Seite ausführlich erläutert.

Datenschnitt einfügen

Bevor der Datenschnitt genutzt werden kann, wird natürlich ein Pivot Bericht benötigt. Dazu wird eine Pivot Tabelle aus einer Beispieldatengrundlage erstellt. Diese besteht aus einer Verkaufsdatentabelle. Die Tabelle enthält die Spalten Auftragsdatum, Auftrag, Land, Artikelgruppe, Artikel, Absatzmenge, Preis und Umsatz.

Datengrundlage für den Pivot Bericht

In diesem Beispiel soll die Umsatzentwicklung angezeigt werden. Dazu wird das Auftragsdatum im Zeilenbereich angeordnet und der Umsatz im Wertebereich. Jetzt wird die Umsatzentwicklung im zeitlichen Verlauf dargestellt.

Pivot Bericht zur Darstellung der UmsatzentwicklungExcel erkennt Datumswerte automatisch und gruppiert diese in ein geeignetes Raster. In diesem Fall werden die Auftragsdaten in Monate gruppiert. Diese Gruppierung kann auch wieder aufgelöst oder an ein anderes Raster angepasst werden.

Dazu klickt man einfach mit der rechten Maustaste auf ein Datum-Element im Zeilenbereich und wählt „Gruppieren…“ oder „Gruppierung aufheben“. Klickt man „Gruppieren…“ öffnet sich ein Fenster, in dem das Raster entsprechend angepasst werden kann.

Gruppierung von Datumswerten anpassen

Die Umsatzentwicklung soll zusätzlich durch ein Pivot Chart grafisch unterstützt werden. Dazu erstellen wir aus dem Bericht über die Registerkarte „Analysieren“ -> „PivotChart“ ein Liniendiagramm mit Datenpunkten und wählen eine ansprechende Formatierung.

Grafische Darstellung der Umsatzentwicklung

Bis zu dieser Stelle wurde ein Pivot Bericht erstellt, unterstützt durch ein Pivot Chart. Die Umsatzentwicklung lässt sich sowohl in absoluten Zahlen, als auch grafisch gut erkennen. Allerdings wird hier nur die Gesamtsituation dargestellt.

Um jetzt einzelne Artikelgruppen oder Länder analysieren zu können, müsste entweder ein weiterer Pivot Bericht dafür aufgebaut werden oder aber über die Filteroptionen danach eingegrenzt werden. Besser lässt sich das Problem aber mit dem Datenschnitt lösen.

Dazu wird der Pivot Bericht oder das Pivot Chart, durch Anklicken, aktiviert. Dann findet man unter der Registerkarte „Analysieren“, in der Gruppe „Filtern“, die Schaltfläche „Datenschnitt einfügen“.

Über die Registerkarte „Analysieren“ den Datenschnitt einfügen

Im nächsten Schritt öffnet sich ein weiteres Fenster, aus dem die verschiedenen Felder aus der PivotTable-Feldliste ausgewählt werden können. Für jedes Feld, dass ein Häkchen bekommt, wird ein Datenschnitt erzeugt.

Auswahl der Felder für den Datenschnitt

In diesem Beispiel könnten die „Artikelgruppe“ und das „Land“ eine sinnvolle Filtermöglichkeit sein. So kann die Umsatzentwicklung schnell für einzelne Länder und Artikelgruppen analysiert werden, um stärkere und schwächere Bereiche zu erkennen.

Nachdem das Häkchen bei den beiden Feldern gesetzt und mit „OK“ bestätigt wird, wird für jedes Feld ein Datenschnitt ins aktive Arbeitsblatt hinzugefügt.

Pivot Bericht, Pivot Chart und Datenschnitt

Jetzt lässt sich ganz einfach über die Schaltflächen der Datenschnitte der gewünschte Bereich filtern. Es können immer eine oder mehrere Schaltflächen ausgewählt werden. Wenn mehrere Datenschnitte hinzugefügt wurden, reduziert sich die Auswahlmöglichkeit, durch Ausgrauen der Schaltflächen, die in der Kombination nicht mehr verfügbar sind.

Die Datenschnitte sind mit dem aktuellen Pivot Bericht und dem Pivot Chart verknüpft. Dadurch passen sich Bericht und Chart mit jeder Auswahl sofort den Filterbedingungen an.

Ganz oben rechts, neben der Überschrift des Datenschnittfeldes, finden sich zwei Symbole. Das erste mit den drei Häkchen steht für die Mehrfachauswahl. Ist dieses Symbol aktiviert, lassen sich durch Klicken auf die Schaltflächen, diese Elemente ausblenden, während alle anderen eingeblendet bleiben.

Ist das Symbol deaktiviert, kann auch durch Halten der Strg-Taste bzw. Strg+Shift-Tasten auch mehrere Elemente auswählen.

Das nächste Symbol mit dem Filter und X entfernt alle gesetzten Filter bzw. aktivierten Schaltflächen des Datenschnitts. So gelangt man mit einem Klick wieder in die Ausgangssituation zurück.

Datenschnitt Formatierungsoptionen

Sind die benötigten Datenschnitte oder der benötigte Datenschnitt erst einmal erstellt, bietet Excel einige Formatierungsmöglichkeiten. Damit lässt sich die Optik sehr gut in ein Gesamtkonzept aus Pivot Bericht und Pivot Chart integrieren.

Ist ein Datenschnitt-Fenster aktiviert, steht im Menüband die Registerkarte „Optionen“ (Datenschnitttools) zur Verfügung. Darunter finden sich Möglichkeiten, wie Formatvorlagen, Anordnungsoptionen, Schaltflächen- und Größeneinstellungen.

Formatierungsmöglichkeiten unter der Registerkarte „Optionen“

Über die Datenschnitt-Formatvorlagen lässt sich der Datenschnitt ganz einfach farblich anpassen. Ob es um die Angleichung der anderen Pivot Bereiche geht oder um die Hervorhebung eines einzelnen Datenschnitts. Hier kann man sich aus einer vorgefertigten Auswahl bedienen oder sogar neue Datenschnitt-Formatvorlagen erstellen.

Datenschnitt-Formatvorlage

Unter dem Bereich „Anordnen“ können die Datenschnitte im Arbeitsblatt passend positioniert werden. Eine Ausrichtung anhand anderer Elemente oder am Zellenraster sind hier möglich. Auch die gleichmäßige Verteilung, um eine symmetrische Anordnung finden sich an dieser Stelle. Wenn mehrere Elemente gruppiert werden sollen, ist das ganz einfach über die Schaltfläche „Gruppieren“ erledigt.

Optionen zur Anordnung der Datenschnitte

Der Bereich „Schaltflächen“ und „Größen“ ermöglicht weitere Anpassungsmöglichkeiten der Datenschnitt-Fenster. Unter Schaltflächen lässt sich die Anzahl der Spalten einstellen. Diese werden dann entsprechend der gewählten Anzahl im Fenster aufgeteilt. Des Weiteren kann die Höhe und die Breite der Schaltflächen verändert werden.

Optionen zur Anpassung des Datenschnitt-Fensters

Schaltflächen auf mehrere Spalten verteilt

Die Breite korreliert dabei allerdings direkt mit der Breite des Fensters. Die Höhe hingegen nicht.

Zeitachse hinzufügen

Im Zusammenhang mit dem gerade erläuterten Datenschnitt, bietet das Hinzufügen einer Zeitachse einen weiteren großen Vorteil beim Filtern von Daten. Und zwar immer dann, wenn der zeitliche Aspekt bei der Datenanalyse eine Rolle spielt.

Bei dem, bis hierher verwendetem Beispiel, wird dazu, wie auch beim Hinzufügen eines Datenschnitts, der Pivot Bericht oder das Pivot Chart aktiviert. Anschließend im Menüband über die Registerkarte „Analysieren“, unter der Gruppe „Filtern“, „Zeitachse einfügen“ anklicken.

Es öffnet sich ein Fenster, in dem die, für die Zeitachse verfügbaren Felder, ausgewählt werden können. Das sind alle Felder, die ausschließlich Datumswerte enthalten und entsprechend formatiert sind.

Hinzufügen einer Zeitachse

Das entsprechende Feld wird mit einem Häkchen versehen. Nach der Bestätigung wird die Zeitachse direkt dem aktuellen Arbeitsblatt hinzugefügt.

Zeitachse

Für die Zeitachse gelten annähernd die gleichen Formatierungsmöglichkeiten, wie für den Datenschnitt. Es stehen verschiedene Zeitachsen-Formatvorlagen zur Verfügung. Auch Anordnungs- und Darstellungsoptionen können gewählt werden.

Optionen für die Zeitachse

Die Zeitachse selbst erfüllt ebenfalls eine Filterfunktion. Das Zeitraster für die Auswahl der Daten kann dabei selbst bestimmt werden. Je nach vorliegender Grundlagentabelle sind Raster für Jahre, Quartale, Monate oder Tage möglich. Diese lassen sich dann als Schaltflächen auf der Zeitachse auswählen.

Auswahl des Zeitrasters

Auch die Zeitachse ist direkt mit dem Pivot Bericht, dem Pivot Chart und den Datenschnitten verknüpft. Dadurch wirken sich sämtliche Eingrenzungen auf der Zeitachse auch auf die anderen Elemente aus und umgekehrt. In diesem Beispiel wird Quartal 1 – 2 gefiltert.

Eingrenzung der Daten durch Auswahl auf der Zeitachse

Die Nutzung von Datenschnitten und Zeitachsen machen aus zuvor erstellten Pivot Berichten und Pivot Charts ein interaktives Informtionswerk. Je nach Fragestellung, kann mit nur wenigen Klicks, die passende Antwort geliefert werden.

Mit Einbindung dieser Tools, lassen sich aus mehreren Berichten professionelle Dashboards erstellen.

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